Checklista - kontorsflytt: Vad ska ni tänka på när företaget flyttar till nya lokaler?

‍1. Börja i tid

Kontorsflyttar kan verka harmlösa på pappret. Men när bollen väl är i rullning går allt väldigt fort och det är inte ovanligt att man hamnar i tidsnöd. Se därför till att i god tid börja förbereda det som kan förberedas, så att ni kan ha “all hands on deck” när det väl börjar bli dags att flytta på riktigt. Det kommer underlätta flyttprocessen avsevärt. 

‍

2. Planera, planera, planera: 

Om det inte framgick tydligt nog av föregående punkt är planeringen alltså a och o när din arbetsplats ska byta adress. Kontorsflyttar tar nästan alltid längre tid än vad man tror så se till att spika ett datum för flytten en bra bit framåt i kalendern.

När datumet väl är spikat gäller det att sätta upp en så detaljerad tidsplan som möjligt. Bestäm vad som ska göras när och i vilken ordning. Gå igenom all kontorsutrustning och se över vad som ska tas med och vad ni inte behöver längre. 

Vi är starka förespråkare av återbruk framför att slänga, det är både mer hållbart ur en miljösynpunkt och en ekonomisk synpunkt. Med största sannolikhet finns det ju någon annan som har användning för era gamla kontorsmöbler. När vi hjälper företag med sina kontorsflyttar ser vi alltid till att erbjuda alternativ för olika återbrukslösningar också. 

Förutom att börja planera kring möbler och kontorsinredning är det också viktigt att börja gå igenom avtal med befintliga och nya leverantörer och sätta upp en tidsplan kring när material ska flyttas, levereras och monteras. Även om tidsplanen spricker under flyttens gång är det alltid skönt med en tydlig prioriteringslista för i vilken ordning aktiviteterna ska samordnas. 

‍

3. Ta hjälp av proffsen

Det absolut bästa alternativet vid kontorsflyttar är att anlita en extern projektledare som är specialist på just företagsflyttar. Det kommer att bespara er både tid, huvudvärk och i många fall också pengar - då en projektledare kan säkerställa att tidsplanen håller hela vägen och göra många inbesparingar under vägens gång.

‍

{{kontakt}}

‍

Har ni inte möjlighet att anställa en extern projektledare är det åtminstone bra att ta del av era leverantörers kunskap och lyssna på deras input. De kan sin grej, och har troligtvis erfarenhet av många fler flyttar än vad ni har, och kan därför bidra med värdefulla insikter. Samtidigt kan ingen vara proffs på allt. Men genom att involvera era leverantörer tidigt i flyttprocessen kan ni samla mer kunskap till er projektgrupp och därmed skapa bättre förutsättningar för en lyckad flytt.

‍

4. Informera medarbetarna i god tid

En lika viktig del av en företagsflytt är att se till att informera hela företaget och alla medarbetare i god tid om flytten. Att flytta innebär inte bara en förflyttning rent fysiskt, utan kan också innebära en mental omställning för medarbetarna, inte minst för dem som kommer behöva anpassa sina sätt att ta sig till jobbet i framtiden. 

Det är heller inte ovanligt att medarbetare har synpunkter på flytten och vill engagera sig i processen. Genom att informera tidigt om flyttprocessen och tidsplanen kan du minska osäkerheten hos dina kollegor. Det kan också vara en fördel att ha en referensgrupp som stöd där varje avdelning kan uttrycka sina synpunkter i ett eget forum istället för att du som ansvarig ska bli överväldigad med frågor och synpunkter under hela flyttperioden.

‍

Några konkreta tips inför kontorsflytten:

• Planera inte bara för antalet arbetsplatser idag - fundera också över hur er framtid kommer se ut. Om ni som många andra har svårt med att spå framtiden kanske vårt Workplace as a Service-erbjudande kan vara intressant. Då hyr ni hela arbetsplatsen, inklusive all kringservice, med endast 6 månaders uppsägningstid, vilket öppnar upp möjligheterna för att snabbt skala upp och ned. 

‍

• Kontrollera era behov av arkiv eller förråd, inte bara kontorsplatser eller konferensrum 

• Se över och uppdatera era avtal som exempelvis telefoni, nätverk, larmsystem och serviceavtal i tid.

‍

• Kontrollera att er försäkring även gäller under själva flytten. 

‍

• Glöm inte att adressändra!

‍

{{läsmer-huvudtjänst}}